ソフトウェア解説

【無料で年賀状宛名作成】差し込み印刷で年賀状の宛名を作ろう

この記事はYouTubeでも説明しています。

わかりにくかったら、動画見てね。

 

OfficeソフトのWordとExcelがインストールされているパソコンであればはがきの宛名面をExcelデータをWordに差し込みして印刷する事が出来ます。

Word、Excelがインストールされていないパソコンは以下の記事からMicrosoft365の30日間の体験版を登録してください。

【Microoft365】クレジットカードを使わない体験版の登録手順  旧称Office365Microsoft365(旧称Office365)はMicrosoft365Business Standard(旧称Office365B...

登録後にOfficeソフトのインストールを行ってください。

Office365ソフトインストール方法Office365ソフトインストール Office365がクラウドの商品と説明すると、多くの方が「WordとかExcelもネット上で操...

 

Word、Excelの差し込み印刷は以下の画像のようにExcelで管理している名前や住所などをWordのはがきのデータに挿入することが出来ます。

実際に上記のExcelのデータをWordに差し込むと以下のような表示になります。

少しフォームが崩れていますが、この記事では、フォームが崩れないようにしたWord、Excelのデータを提供しますので安心してください。

今回は年賀状を印刷することを想定して、差し込み印刷を行っていきます。

Excelで住所録の作成

まず差し込み印刷を行う住所録を作成していきます。

以下のURLをクリックしてExcelのデータをダウンロードしてください。

https://youtm-log.com/blog/jushoroku.xlsx

 

ダウンロード後にわかりやすい場所に保存して、Excelを開いてください。

黄色背景部分を入力していきます。赤背景部分は入力しないでください。また会社名など必要ないものは入力しなくて大丈夫です。

 

  1. 苗字、名前、敬称を入力してください
  2. 連名がある場合は氏名と、敬称を入力してください
  3. 社名、部署、役職がある場合は入力してください

 

 

 

  1. 郵便番号を【ー】なしで入力
  2. 住所1を入力する。【|住所2】へと記載されている【|】を超える場合は住所2へ
  3. 続きの住所を入力してください。【|住所3】へと記載されている【|】を超える場合は住所3へ
  4. 続きの住所を入力してください。【|】以下に住所が収まるようにしてください。

住所録の上から2番目の住所1は【|】を超えてしまっているので、マネしないようにしてください。

入力方法がわかったら、入力例を削除してから住所録を作って下さい。

入力が終わったら、わかりやすい場所にExcelデータを保存してください。

次にWordのファイルで作業を行っていきます。

Wordで差し込み印刷する手順

以下のURLからWordデータをダウンロードしてください。

https://youtm-log.com/blog/nengajo.docx

Wordのデータをダウンロード後にWordのデータを開いてください。

 

 

  1. まず左下の自分の住所や郵便番号、氏名などを入力する

 

 

 

  1. 差し込み文書をクリック
  2. 宛先の選択をクリック
  3. 既存のリストを使用をクリック

 

 

 

  1. 先ほど作成した住所録を保存した場所を開く
  2. 編集した住所録をクリック
  3. 開くをクリック

 

 

 

  1. Sheet1が選択されている事を確認
  2. OKをクリック

 

 

 

  1. 結果のプレビューをクリック
  2. 右矢印をクリックする
  3. 住所録に保存しているデータが表示される

1ページはExcel上の注意書きが表示されているので、2ページ目から確認してください。

 

入力した住所録が正しく表示されているか確認を行ってください。

正しく表示されている場合は印刷を行います。

 

 

  1. 完了と差し込みをクリック
  2. 文書の印刷をクリック

 

 

 

  1. 最初のレコードを【2】を入力して最後のレコードを入力
  2. OKをクリック

 

 

 

  1. 出力したいプリンターを選択
  2. OKをクリック

DocuWorks導入済みのパソコンであれば、DocuWorksに出力して印刷プレビューを確認しましょう

上記の手順にて住所録に記載した宛名がすべて印刷されます。

DocuWorksPrinterで確認を行う場合

差し込み印刷で印刷する際にプリンターに対応するフォントの違いで、印刷フォームがずれる可能性があるので、DocuWorksが導入しているパソコンはDocuWorksで印刷の確認を行いましょう。

DocuWorksの体験版を使いたい場合は以下の記事から

【DocuWorks】60日無料体験版 DocuWorks9インストール手順富士ゼロックスが販売している文書編集ソフト【DocuWorks】は富士ゼロックスの会員サイトの【富士ゼロックスダイレクト】の登録を行う事...

 

  1. 印刷時にDocuWorksPrinterを選択
  2. プロパティをクリック

 

 

 

  1. 画質タブをクリック
  2. すべての文字と図形データに変換するにチェックを入れる
  3. OKをクリック

 

 

 

  1. OKをクリック

 

 

 

  1. 印刷データが正しいか再確認を行いプリンターに印刷する

まとめ

無料のソフトでも住所録を印刷する機能はありますが、このWordとExcelの差し込み印刷を理解しておくと、封筒印刷やその他の事で差し込み印刷を行いたい場合、臨機応変に対応できる力が付きます。

是非Word、Excelで差し込み印刷の機能を使って年賀状を作ってみてください。

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